Compta Bretagne Services es una sociedad francesa que gestiona varios hoteles ACCOR (Ibis, Mercure, MGallery), 30 en Francia y 5 en Suiza.
Stéphanie Chevallier, directora administrativa y financiera , nos explica por qué y cómo elegir NEOFI facilita el trabajo de su equipo de tesorería.
Hasta 2019, Accor Hôtels SA llevaba la contabilidad de los cinco hoteles suizos, antes de que CBS29 decidiera internalizarla. Desde entonces, CBS29 recupera los extractos de cuenta cada mañana a través de Kyriba.
Sin embargo, como estos últimos no se podían utilizar en su estado original, primero se importaron a Excel, nuestro equipo los transformó manualmente y luego se integraron en SAGE 1000 ERP, una tarea que requiere mucho tiempo y es propensa a errores. Este reprocesamiento diario de archivos rápidamente resultó tedioso y rápidamente se hizo necesario considerar su automatización para liberar tiempo humano para tareas de mayor valor agregado. Por lo tanto, comenzamos a buscar una solución capaz de recuperar extractos de cuenta de Kyriba , transformándolos según reglas condicionales complejas antes de cargarlos automáticamente en SAGE ERP .
Fue mientras buscábamos soluciones de transformación bancaria en Internet que encontramos la solución NEOFI. Una vez que nos pusimos en contacto con el departamento comercial de NEOFI, quedamos definitivamente convencidos tras una demostración de su solución . Los criterios que guiaron nuestra elección fueron la potencia del motor de reglas , así como el rápido tiempo de implementación.
NEOFI ha puesto en marcha un proceso que recibe por correo electrónico los extractos de cuenta que Kyriba envía en formato Excel (pero sea cual sea el formato, un MT940 habría funcionado igual de bien), luego lee los datos de cada extracto antes de generar los asientos contables correspondientes ( 1 línea de movimiento genera 3 entradas).
La complejidad reside en la lectura de los datos vinculados a las comisiones cobradas por las tarjetas de crédito: presentes en los campos adicionales del extracto, estas comisiones se muestran de diferentes formas según la tarjeta utilizada y el extracto bancario.
Gracias a sus diversas funciones anidadas, NEOFI puede buscar una cadena de caracteres particular y capturar los valores numéricos que siguen a esta cadena y luego verificar la coherencia de estos datos numéricos con el importe total debitado.
La generación de los tres asientos contables vinculados es entonces sólo una simple formalidad, ya que está vinculada a puntos de referencia previamente completados.
Fueron necesarias algunas semanas para ajustar los ajustes y obtener un archivo que cumpliera perfectamente con todas nuestras expectativas. Es importante definir claramente de antemano los criterios de correspondencia entre el archivo fuente y las necesidades de integración adecuada de los asientos en las cuentas contables correctas. La dificultad también reside en el hecho de que el formato bancario de los campos adicionales suele ser diferente de un banco a otro y que la recuperación de datos no es fija porque los bancos crean periódicamente nuevos códigos interbancarios.
El despliegue se realizó en unas pocas semanas. La capacidad de respuesta y la eficiencia de NEOFI han reforzado nuestra confianza en la continuación de nuestra colaboración: ahora todo el procesamiento está completamente automatizado, lo que nos permite ahorrar 3 horas por día .
Para seguir ganando en productividad, ahora nos gustaría evolucionar la herramienta para que sea capaz de adaptarse a los cambios en cuanto el banco modifica los formatos. Sabemos que podemos contar con el equipo de NEOFI para apoyarnos en este proyecto.
