Compta Bretagne Services es una empresa francesa que gestiona varios hoteles ACCOR (Ibis, Mercure, MGallery) 30 en Francia y 5 en Suiza.
Stéphanie Chevallier, Directora Administrativa y Financiera , explica por qué y cómo la elección de NEOFI facilita el trabajo de su equipo de tesorería.
Hasta 2019, Accor Hotels SA gestionaba la contabilidad de los cinco hoteles suizos, antes de que CBS29 decidiera internalizarla. Desde entonces, CBS29 recupera diariamente los extractos de cuenta a través de Kyriba.
Sin embargo, dado que estos datos sin procesar eran inutilizables, inicialmente se importaron a Excel, nuestro equipo los procesó manualmente y luego se integraron en el sistema ERP SAGE 1000, una tarea muy laboriosa y propensa a errores. Este reprocesamiento diario de los archivos se volvió rápidamente tedioso, y pronto fue necesario considerar su automatización para liberar tiempo del personal para tareas de mayor valor. Por lo tanto, comenzamos a buscar una solución capaz de recuperar extractos bancarios de Kyriba , transformarlos según complejas reglas condicionales y luego cargarlos automáticamente en el sistema ERP SAGE .
Buscando soluciones de transformación bancaria en línea, encontramos NEOFI . Al contactar con el equipo de ventas de NEOFI, quedamos completamente convencidos tras una demostración de su solución . Los criterios que guiaron nuestra elección fueron la potencia del motor de reglas y su rapidísima implementación.
NEOFI ha implementado un proceso que recibe por email los extractos de cuenta que Kyriba envía en formato Excel (pero no importa el formato, un MT940 hubiera servido igual de bien), luego lee cada dato del extracto antes de generar los asientos contables correspondientes (1 línea de movimiento genera 3 asientos).
La complejidad radica en la lectura de los datos relativos a las comisiones cobradas por las tarjetas de crédito: presentes en los campos adicionales del extracto, estas comisiones se muestran de formas diferentes en función de la tarjeta utilizada y en función del extracto bancario.
Gracias a sus diversas funciones anidadas, NEOFI puede buscar una cadena particular de caracteres y capturar los valores numéricos que siguen a esta cadena, para luego verificar la consistencia de estos datos numéricos con el monto total debitado.
La generación de los tres asientos contables relacionados es entonces un trámite sencillo ya que está vinculado a datos de referencia previamente ingresados.
Nos llevó varias semanas ajustar los ajustes y obtener un archivo que cumpliera a la perfección con todas nuestras expectativas. Es fundamental definir claramente los criterios de coincidencia entre el archivo fuente y los requisitos de antemano para garantizar la correcta integración de las entradas en las cuentas contables correctas. La dificultad también radica en que el formato bancario para los campos complementarios suele variar de un banco a otro, y que la recuperación de datos no es fija, ya que los bancos crean nuevos códigos interbancarios con regularidad.
La implementación se llevó a cabo en pocas semanas. La capacidad de respuesta y la eficiencia reforzaron nuestra confianza en la continuidad de nuestra colaboración: todos los procesos están ahora completamente automatizados, lo que nos permite ahorrar 3 horas al día .
Para mejorar aún más la productividad, nos gustaría actualizar la herramienta para que se adapte a los cambios tan pronto como el banco modifique sus formatos. Sabemos que podemos contar con el apoyo del equipo de NEOFI en este proyecto.
